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北京大学分子生态实验室管理系统建设方案

2019-07-11 16:25


北京大学分子生态实验室隶属于北京大学生命科学学院,从事物种的群体遗传结构、生物地理历史、种群动态历史及景观因子对基因流的影响展开分析研究,涵盖演化基因组学生物信息学计算,生物样品资源库规范管理,分子生态学研究,古代DNA基因组分析。实验室目前有多名博士和硕士研究生人员。

为了使实验操作流程更加标准化、提高试验研究的效率和质量,并确保实验室研究成果的完整性、真实性和可靠性,并保障实验室人员的安全。该实验室需要建设一套规范化智能化的实验室管理系统,并具备针对:实验室预约、实验室仪器设备、实验室样品试剂、实验室人员等方面进行管理功能。 

一、预约申请功能:

第一步:提交申请

用于使用人向实验室管理人、实验室负责人等提交书面申请,说明所在院系、课题组、项目名称,拟开展的实验类型和时间范围,以及是否使用危险化学品和自带设备等。

• 使用人填写申请表格,,提交后管理端显示待审批,并发送邮件给实验室管理人、实验室负责人和使用人课题组负责人。

• 申请人成为“使用负责人”用户;使用人课题组负责人成为“使用人课题组负责人”用户;使用人成为“使用人”用户

• 实验室管理人和实验室负责人通过邮件链接至系统中的批准界面。

• 批准后使用人收到批准通过提示。

第二步:培训和考核

• 使用人在线观看《北京大学分子生态实验室公共实验平台管理规定》和培训视频(待制作)。

• 观看完毕进入考核页面(待制作),接受考核。

• 提交后发送阅卷通知给实验室管理人,管理人打分。

• 得分超过80分为考核通过,进入下一步。低于80分为考核未通过,重新回到培训部分。

第三步:签署实验室使用责任书

• 考核通过在线打印实验室使用责任书(待制作)。

• 书面签字后由使用人手机扫描上传。

第四步:使用预约

用于签署过实验室使用责任书的使用负责人和使用人,在使用前预约实验室和使用时间。至少提前2工作日提交预约,最多可预约两周(预约第一日到最后一日间不超过14天)。

• 共有4个实验室,注明使用到的实验室:扩增配液室、综合操作室、样品制备室、扩增及产物分析室。

• 日历形式显示,预约时段以半天为单位,可设置为:8:00-12:00;13:00-17:30;18:00-22:00。

• 预约控制:1. 每个实验室每个使用时段有使用人数上限,超过则不可预约。扩增配液室2人、综合操作室3人、样品制备室2人、扩增及产物分析室2人。2. 同一天内只能预约先进扩增配液室,再进其他实验室,反之不能预约。3. 同一时段如果包含扩增配液室,则不能同时预约样品制备室和扩增及产物分析室。

• 预约提交后管理端显示待审批,并发送邮件给实验室管理人。

• 实验室管理人通过邮件链接至系统中的批准界面。

• 批准后使用人收到批准通过提示。

• 预约使用扩增配液室的使用人在使用扩增配液室的前一日收到提示:“必须提前一日洗澡洗头,更换干净衣服。使用当日进入扩增配液室前不得进入非洁净区(样品制备室、扩增及产物分析室、样本库)。预约周末使用的使用人前一日收到提示:“周末使用实验室需特别注意基本使用和实验操作的安全性,离开实验室前按照”自检提示“进行安全检查。

二、样品管理功能

1. 样本采集申请

• 采样操作指南、视频和野外采样信息表在系统中获得

• 样本入库申请人填写样本入库申请,包括信息:采集人、采样地区、采样日期、样品数量、运送方式等,附件野外采样信息表(按照已有的统一模板,包括字段:网格编号、样线地点、参与调查人、调查负责人、日期、时间、GPS编号、野外样品编号、经度、纬度、海拔、地面基质、生境类型、崎岖度、地形、样本类型、物种(野外判断)、样本数量、样本新旧、是否在刨坑上、照片编号等,表格或数据库格式)

• 申请提交后管理端显示待审批,并发送邮件给实验室管理人、样本库管理人。

• 实验室管理人和样本库管理人通过邮件链接至系统中的批准界面。

• 批准后样本采集人收到申请获批的提示,建立一个新样本入库任务,信息和野外采样信息表接入。

• 样本入库后入库任务完成,并自动提示样本采集人“样本已接收入库。入库样本数为XX个,XX条采样信息未收到对应样本“。

2. 新样品入库

用于新采集的样本首次入库

• 打开一个新样品入库任务,打开野外采样信息表。对实际收到样品的野外编号进行扫码或输入

• 成功对应到野外采样信息表中的野外编号,则新建一条入库记录。

    • 打印实验室编号标签,贴上后扫码将实验室编号录入,再扫“样品袋编号”和“冰箱编号”将新样本定位。

    • 标签贴于50mL离心管上,需能抵抗-80℃低温,质地可参考兄弟(brother)标签机色带。

    • 自动检查入库记录中的经度、纬度两个字段。如填写无误,则“经纬度来源”字段处填“GPS”。

    • 如缺填或填写有误,弹出提示“需要补充填写经纬度”,弹出“参考经纬度”窗口,手动填写“参考经纬度”填入,同时“经纬度来源”字段处自动填写“Refer”。

    • 确认该条入库记录录入完毕。

• 无法对应野外采样信息表中野外编号的样品,自动新建一条入库记录,字段同野外采样信息表,手动输入采样信息。打印实验室编号标签,贴上后扫码将实验室编号录入,再扫“样品袋编号”和“冰箱编号”将新样本定位。确认该条入库记录录入完毕。

• 允许同一编号的样品多于一份的情况,识别到相同野外编号时直接弹出同一个样品的入库窗口,数量加1,并指示该样品应该存放的位置。

• 接收样品全部入库后确定入库任务完成。没有实际样品对应到的野外采样信息表信息,提示“是否删除”,确认删除后清空记录。

• 提示样本采集人“样本已接收入库。入库样本数为XX个,XX条采样信息未收到对应样本“。

3. 样品领用(出回库)

• 申请出库

    • 从实验安排和实验申请中计划样品清单直接链接到出库申请,填写使用人、出库时间、归还时间等

    • 出库申请页面,填写出库目的、领用负责人、出库样品清单(样本库中查询时间、地点、物种、样品在库情况等后生成)、出库时间、归还时间等

    • 申请提交后管理端显示待审批,并发送邮件给实验室管理人、样本库管理人。

    • 实验室管理人和样本库管理人通过邮件链接至系统中的批准界面。

    • 批准后样本采集人收到申请获批的提示,并获得出库样品信息表(包括信息:野外编号、实验室编号、时间、地点、经纬度、物种、在库情况、样品定位、出库时间、出库批次、项目名称、经手人、负责人等)和学术发表属名人、致谢人名单。同时建立一个样本出库任务。

• 扫码出库。找到样品后扫码记录出库,相应的在库情况数量减一,“出库情况”显示1。

• 回库提醒,出库后每半月提醒领用负责人进行样品回库

• 回库登记,逐一样品扫码记录回库,相应在库情况数量加一。回库结束提醒

• 回库登记时,同时进行样品用完的登记。

三、LIMS系统整体功能需求


序号模块功能备注
1系统管理人员管理人员基础信息录入数据库
角色管理拥有系统功能的角色维护
用户管理拥有系统操作权限的用户,如实验室管理人员及系统管理人员等
授权管理给系统用户根据职责或者角色进行操作授权
实验室管理对实验室相关信息进行登记,相当于系统部分管理
日志管理记录所有用户操作详情
2系统应用
增加引物列表
字典管理方便系统用户进行选择的各类属性
资金来源采购设备或者耗材时的资金来源
设备分类针对学员设备属性进行分类,便于设备资产的归类和统计
耗材分类针对耗材信息进行归类,便于耗材的统计和分析
供应商管理购买耗材或者设备时,便于选择和参照
3设备仪器设备仪器信息实验室仪器设备信息、定期校准、正常、维修、生命周期提醒等管理
4预约管理
实验室使用申请和预约管理
预约过程注册登录、预约申请、审核通过,预约违规记录,暂停预约
5实验安排实验排表实验预约安排、实验计划
6样品管理台帐管理样本的定义、样本的分类、接收时的性状、检测实验前期等样本管理
日常事务样本的接收、样本实验的领用、中间产物的再入库、样品清点等
7实验管理测序实验管理记录实验人员、时间、试剂、过程、实验结果等
8实验报告实验结果生成实验报告查询、存档、上传、打印
9耗材采购申请耗材采购申请针对设备采购申请进行审核,并在线审批
耗材采购审核针对设备采购申请进行审核,并在线审批
耗材采购根据采购计划汇总、根据供应商进行分组和采购
耗材采购单打印对采购单进行打印和查看
10耗材管理溯源管理(条形码)登记耗材信息,并同时登记耗材条形码,方便耗材的入库和出库,根据条形码可以及时有针对性的采购
(包含试剂)危险品管理对危险耗材进行属性登记并进行有效提醒和监控,可以确保存储安全和使用安全

自管库管理,专柜、专管人、领用信息等

耗材库存预警根据每个耗材的库存下限进行设置,并在临界值进行预警,确保库存量

耗材入库根据采购单进行入库,采用扫码入库,并形成库存;

液体测量通过电子秤进行液体测量,并登记测量信息和打印条形码标签

液体领取(退换)扫码领取,更新液体容量;如有剩余,再扫码退换;液体领取和其他耗材领取类似,只是中间多了液体测量和分拆的步骤

耗材领取扫码领取,出库更新库存

库存管理对各类耗材库存数量进行查看

库存盘点按低资耐耗、文化用品、日常用品分类盘点,确保库存平衡
12物资管理库房盘点仪器设备等出入库管理等
14资讯通知资讯发布发布学院信息,通过信息栏可以快速阅读和了解学院信息
通知公告通过公告可以发布学院通知信息及系统信息登
消息提醒消息推送、提醒、警示等
15统计分析设备统计对设备类型情况及分布情况等进行多类型统计
设备详情查看设备档案信息,及其所有辅助信息,好比设备履历
耗材统计统计现有耗材数量统计及已消耗数量统计等
设备状态分析根据设备不同状态了解资产现状
耗材库存统计根据按低资耐耗、文化用品、日常用品分类,即时了解耗材库存情况,便于耗材的管理和采购等
16管理端内部使用实验室管理人员和实验人员使用
17预约端客户预约客户可查看实验预约、实验结果等情况
18移动端小程序或APP基础信息展示
19第三方系统可连接公司原有0A或ERP等其它系统


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